Statuts de l'AAAO

Statuts et règlements  AAAO  tels que modifiés et approuvés à l’Assemblée générale du 2 juin 2011

                                                              2010 - 2011

                                                           STATUTS  et  RÈGLEMENTS

                                                                 Chapitre I

                                                             Dispositions générales

Article 1.1       Dénomination

Fondée en 1979, l’Association des auteurs et auteures de l’Outaouais (AAAO) est un organisme professionnel à but non lucratif dûment constitué en corporation. 

Article 1.2       Siège social

L’adresse du siège social de l’Association est la suivante :

                           164, rue Laurier

                          Gatineau (Québec)

                          J8X 3W1

Article 1.3       Sceau

Le sceau de l’Association porte l’inscription suivante :

                       “Association des auteurs et auteures de l’Outaouais”

Article 1.4       Objectifs

Les objectifs de l’Association sont les suivants :

1.4.1. Regrouper les auteurs et les auteures de l’Outaouais pour en constituer un bassin de ressources disponibles pour le public, en faire la promotion et celle de leur oeuvre à l'échelle régionale, nationale et internationale en facilitant la participation à des manifestations littéraires, tels qu'échanges et rencontres d'auteurs, publications, salons du livre, ateliers de formation, concours littéraires, résidences d’auteurs, sans exclure d'autres manifestations et activités qui pourraient répondre à ces fins;

1.4.2. Favoriser, par des programmes de formation et des ateliers spécialisés, la création littéraire et le développement des auteurs et des auteures de l’Outaouais, particulièrement des jeunes, pour assurer la relève, en finançant éventuellement des bourses à cette fin;

1.4.3. Stimuler l’intérêt pour la lecture et l’écriture auprès des jeunes par des interventions dans les écoles de la région;

1.4.4.  Élargir l’éventail du public adulte par divers programmes en collaboration avec des intervenants du secteur culturel comme les bibliothèques;

1.4.5. Encourager la création et stimuler la diffusion littéraire d’expression française par des activités diverses liées à la création littéraire;

1.4.6. Soutenir des initiatives de création et de diffusion, telles que la Maison des auteurs;

1.4.7. Soutenir d’autres organismes et activités qui cadrent avec son mandat;

1.4.8. Représenter les auteurs de la région auprès des organismes régionaux et nationaux dont le mandat est de définir et de diffuser des politiques culturelles, pour en défendre et en promouvoir leurs intérêts.

                                                          Chapitre II

                                                          Des membres

Article 2.1       Catégories de membres

L’Association comprend trois catégories de membres : les membres titulaires, les membres associés et les membres honoraires.

Article 2.2       Membre titulaire

Est membre titulaire :

2.2.1.   tout auteur ou auteure d’au moins un livre d’au moins 48 pages, publié par une maison d’édition reconnue et appartenant à n’importe quel genre littéraire;

2.2.2.   tout auteur ou auteure d’au moins deux livres pour enfants, d’au moins 24 pages, publiés par une maison d’édition reconnue;

2.2.3.   tout coauteur ou coauteure d’au moins deux livres, d’au moins 48 pages, publiés par une maison d’édition reconnue et appartenant à n’importe quel genre littéraire;

2.2.4.   tout auteur ou auteure de la traduction d’au moins deux livres d’au moins 48 pages, publiés par une maison d’édition reconnue et appartenant à n’importe quel genre littéraire;

2.2.5.   tout auteur ou auteure d’œuvres diffusées dans un média autre que le livre et reconnues par le Conseil d’administration comme équivalant aux publications susmentionnées.

Article 2.3       Membre associé

Est membre associé :

2.3.1.   tout auteur ou coauteur, auteure ou coauteure, d’au moins un livre ayant moins de 48 pages;

2.3.2.   tout auteur ou auteure d’au moins un texte publié dans un collectif par une maison d’édition reconnue et appartenant à n’importe quel genre littéraire;

2.3.3.   tout auteur ou auteure d’au moins un texte publié dans une revue reconnue;

2.3.4.   tout auteur ou auteure d’une œuvre diffusée dans un média autre que le livre et reconnue par le Conseil d’administration comme équivalant aux publications susmentionnées;

2.3.5.   toute personne qui écrit ou qui a un projet d’écriture défini.

Article 2.4       Membre honoraire

2.4.1.   Est membre honoraire toute personne ayant fait partie de l’Association pendant une période d’au moins trois (3) ans, qui s’est distinguée soit par un apport exceptionnel à                      l’Association, soit par la qualité et le rayonnement de son œuvre littéraire, soit par son importante participation dans le milieu littéraire et culturel;

2.4.2.   Le statut de membre honoraire est accordé, à titre exceptionnel, à toute personne ayant contribué au rayonnement de la littérature et de l’Association;

2.4.3.   Pour jouir des privilèges de membre titulaire ou associé, le membre honoraire doit s’acquitter de sa cotisation annuelle;

2.4.4.   Tout membre honoraire est élu par l’Assemblée générale sur recommandation du Conseil d’administration;

2.4.5.   L’Assemblée générale peut retirer le statut de membre honoraire à tout membre honoraire pour des motifs qu’elle juge valables;

2.4.6.   Aucune exigence de résidence ne se rattache à la qualité de membre honoraire.

Article 2.5       Critères d’admission

Quiconque désire devenir membre de l’Association doit : 

•     résider dans la région administrative numéro 7 ou avoir été membre de l’Association mais avoir déménagé à l’extérieur de la région administrative de l'Outaouais;

•     remplir le formulaire d’adhésion prescrit;

•      acquitter, dans les délais impartis, la cotisation que peut décréter, par résolution, le Conseil d’administration.

Article 2.6       Capacité des membres

Les membres titulaires et associés sont éligibles au Conseil d’administration. 

Article 2.7       Démission

Tout membre peut démissionner en avisant, par écrit, le ou la secrétaire de son intention. La cotisation n’est pas remboursable.

Article 2.8       Radiation

Tout membre qui ne se conforme pas aux règlements et aux résolutions de l’Association peut être radié par le Conseil d’administration en vertu d’une résolution majoritaire (2/3) après avoir été averti par écrit au moins une fois de cette possibilité. Le membre radié peut en appeler de cette décision auprès de l’Assemblée générale. La cotisation n’est pas remboursable.

                                                   Chapitre III

                                                   Des assemblées

Article 3.1       Assemblée générale spéciale

3.1.1.   Une assemblée générale spéciale peut être convoquée au besoin :

-   à la demande du Conseil d’administration ou

-   à la demande d’au moins dix (10) membres en règle, par requête écrite motivée et signée, précisant son objet et adressée au secrétaire ou au président de l’Association;

3.1.2.   Une telle assemblée doit être convoquée dans les dix (10) jours suivant la réception de la requête;

3.1.3.   Une telle assemblée doit avoir lieu au plus tard quinze (15) jours après la date de sa convocation;

3.1.4.   L’ordre du jour ne comprendra que les questions mentionnées dans l’avis de convocation.

Article 3.2       Assemblée générale annuelle

3.2.1.  L’Association doit tenir une assemblée générale annuelle au plus tard quatre-vingt-dix jours (90) après la clôture de l’exercice financier.

3.2.2.  L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit inclure :

·           un rapport des activités de l’Association;

·           les états financiers;

·           la nomination d’un vérificateur;

·           l’élection des membres du Conseil d’administration;

·           tout autre point décidé par la majorité des membres présents;

·           les amendements proposés aux règlements, s’il y a lieu.

Article 3.3       Avis de modification des règlements

3.3.1.   Tout règlement de l’Association reste en vigueur jusqu’à ce que l’Assemblée générale annuelle dûment convoquée à cette fin en décide l’amendement ou l’abrogation;

3.3.2.   L’Assemblée peut amender ou abroger un ou plusieurs règlements pourvu que l’avis de convocation le précise et indique la teneur des amendements ou des abrogations;

3.3.3.   L’Assemblée est libre d’adopter les modifications proposées, de les rejeter ou de les changer.

Article 3.4       Avis de convocation

3.4.1.   Toute assemblée générale est convoquée par un avis écrit du Conseil d’administration;

3.4.2.   L’avis écrit peut être transmis par courrier électronique;

3.4.3.   L’avis de convocation indiquera :

·           la date, l’heure, l’endroit de toute assemblée générale;

·           l’objet de celle-ci s’il s’agit d’une assemblée générale spéciale.

Article 3.5       Délai de convocation

Le délai de convocation est  :

·  d’au moins quinze (15) jours dans le cas de l’assemblée générale annuelle;

·  d’au moins dix (10) jours dans le cas d’une assemblée générale spéciale.

Article 3.6       Date, heure et lieu des assemblées

Le Conseil d’administration détermine, conformément aux règlements, la date, l’heure et le lieu des assemblées.  

Article 3.7       Quorum

Le quorum est constitué des membres présents.

Article 3.8       Vote

3.8.1.   Chaque membre en règle n’a droit qu’à un (1) vote et doit être présent pour l’exercer;

3.8.2.   En cas d’égalité des voix, le vote du président ou de la présidente de l’Assemblée est prépondérant.

Article 3.9       Président ou présidente d’élection

À chaque assemblée générale où l’on procède à une élection, l’Assemblée doit désigner un président ou une présidente d’élection.

Article 3.10     Procès-verbaux

Il est tenu des procès-verbaux des réunions. Les membres doivent en recevoir copie.

                                      Chapitre IV

                                                       Du conseil d’administration

Article 4.1       Nombre d’administrateurs

Le Conseil d’administration de l’Association compte sept (7) personnes élues parmi les membres titulaires et associés lors de l’assemblée générale annuelle.

Article 4.2       Durée des fonctions

4.2.1.   Tout administrateur ou administratrice est élu pour deux (2) ans et demeure rééligible au terme de chaque mandat; 

4.2.2.   Quatre (4) administrateurs ou administratrices sont élus les années impaires;

4.2.3.   Trois (3) administrateurs ou administratrices sont élus les années paires.

Article 4.3       Déchéance

Cesse d’être membre du Conseil d’administration tout membre:

·     qui donne sa démission de l’Association;

·     qui a été radié par l’Association.

Article 4.4       Vacance

En cas de vacance de poste, le Conseil d’administration doit, dans les trente (30) jours suivant le départ de l’administrateur ou de l’administratrice, remplir le poste pour le reste du terme, en désignant parmi les membres de l’Association toute personne éligible.

Article 4.5       Nombre de réunions et d’avis

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins trois (3) fois l’an sur avis de trois (3) jours francs, sauf en cas d’urgence.

Article 4.6       Quorum

Le quorum est constitué de quatre (4) administrateurs ou administratrices.

Article 4.7       Vote

Tout administrateur ou administratrice a droit à un seul vote et toutes les résolutions sont adoptées à la majorité simple (50 %+ 1).

En cas d’égalité des voix, le vote du président ou de la présidente est prépondérant.

Article 4.8       Procès-verbaux

Il est tenu des procès-verbaux des réunions dont tous les membres du Conseil doivent recevoir copie.

Article 4.9       Rémunération

Aucun administrateur ou administratrice ne reçoit de rémunération.

Article 4.10     Élection

À sa première réunion ordinaire, qui doit avoir lieu dans les trente (30) jours suivant l’Assemblée générale annuelle, le Conseil d’administration choisira parmi ses membres :

·     une (1) personne qui occupera le poste de président;

·     deux (2) personnes qui occuperont respectivement le poste de premier vice-président et de deuxième vice-président;

·     une (1) personne qui occupera le poste de secrétaire;

·     une (1) personne qui occupera le poste de trésorier;

·     deux (2) personnes qui agiront à titre de conseiller.

Article 4.11     Attributions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration :

·     administre les affaires courantes de l’Association;

·     veille à l’exécution des décisions de l’Assemblée générale;

·     fixe le montant de la cotisation annuelle;

·     nomme et destitue les employés de l’Association, leur délègue les pouvoirs qu’il juge appropriés;

·     applique la politique générale;

·     forme des comités spéciaux et veille à leur bon fonctionnement;

·     accepte ou refuse toute demande d’adhésion à l’Association;

·     s’occupe du financement des activités de l’Association.

Article 4.12     La présidence

La personne qui occupe le poste de président :

·     préside les réunions du Conseil d’administration;

·     veille à l’exécution des décisions du Conseil d’administration;

·     signe tous les documents requérant sa signature;

·     exerce tous les pouvoirs que lui confèrent la loi, les présents règlements ou le Conseil d’administration.

Article 4.13     La vice-présidence

4.13.1. La personne occupant le poste de premier vice-président ou de deuxième vice-président assume toutes les fonctions que lui confèrent la loi, les présents règlements ou le Conseil d’administration;

4.13.2. En cas d’absence du président ou de la présidente, le premier vice-président ou la première vice-présidente en exerce toutes les fonctions;

4.13.3. En cas d’absence du premier vice-président ou de la première vice-présidente, le deuxième vice-président ou la deuxième vice-présidente exercera la présidence;

4.13.4. Cette personne est choisie parmi les membres titulaires.

Article 4.14     Le poste de  secrétaire

4.14.1. La personne qui occupe le poste de secrétaire :

·     signe tous les documents requérant sa signature;

·     assume toutes les fonctions que lui confèrent la loi, les présents règlements ou le Conseil d’administration;

                         ·     a la garde du sceau, des livres, des procès-verbaux et de tout autre document de l’Association.

 4.14.2. En cas d’absence de la personne occupant le poste de secrétaire, le deuxième vice-président ou la deuxième vice-présidente en exerce temporairement les fonctions.  

Article 4.15      Le poste de trésorier

4.15.1. La personne occupant le poste de trésorier :

·     signe tous les documents requérant sa signature;

·     exerce toutes les fonctions que lui confèrent la loi, les présents règlements ou le Conseil d’administration;

·     a la garde des livres comptables et des effets bancaires et de tout autre document relatif à ses fonctions. 

4.15.2. En cas d’absence de la personne occupant le poste de trésorier, le Conseil d’administration désigne un administrateur ou une administratrice pour en assumer temporairement les                fonctions.

 Article 4.16      Les conseillers

Les conseillers exercent toutes les fonctions de leur domaine respectif.

Article 4.17    Respect du code d’éthique régissant les administrateurs d’organismes publics

Tous les membres du Conseil d’administration s’engagent à respecter scrupuleusement les règles d’éthique prévues aux articles 321 à 330 du Code civil du Québec régissant les administrateurs d’organismes publics.

                                                     Chapitre V

                                                      De la comptabilité

Article 5.1       Exercice financier

L’exercice financier de l’Association se termine le dernier jour de mars de chaque année ou à toute autre date fixée par le Conseil d’administration.

Article 5.2       Vérification

Les livres et les états financiers de l’Association sont examinés chaque année, après l’expiration de chaque exercice financier par un comptable professionnel, membre d’une association professionnelle (C.A. ou C.M.A.) proposé par le conseil d’administration et ratifié par l’Assemblée.

Article 5.3       Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par les personnes désignées par le Conseil d’administration.

 Article 5.4       Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont signés par le président ou la présidente et par le ou la secrétaire ou toute autre personne spécifiquement désignée par le Conseil d’administration.

                                                   Chapitre VI

                          De l’adoption et de l’entrée en vigueur des règlements

Article 6.1       Adoption de règlements

L’adoption de tout règlement de l’Association exige le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale, à moins que la loi n’exige une plus grande proportion de voix.

 Article 6.2       Amendement et abrogation

Tout amendement et toute abrogation d’un article des présents statuts et règlements doivent être adoptés par les deux tiers (2/3) des membres d’une assemblée générale annuelle.

 Article 6.3       Entrée en vigueur des règlements

Les présents règlements et tout autre règlement de l’Association entrent en vigueur à la clôture de l’assemblée générale durant laquelle ils ont été adoptés ou à tout autre moment décidé par l’assemblée générale ou répondant aux exigences de la loi.

                                                     Glossaire

 Assemblée générale annuelle :        Réunion à laquelle sont invités tous les membres de l’Association à une date bien déterminée de l’année.

 Assemblée générale spéciale :         Réunion à laquelle sont invités tous les membres de l’Association à n’importe quel moment de l’année pour des motifs particuliers.

 Association :                                      Groupement de personnes qui se réunissent dans un but bien précis.

 Document :                                        Tout ce qui sert de preuve, de témoignage écrit, sonore, visuel ou audiovisuel.

Livre :                                                Ouvrage d’au moins 48 pages, pages de couverture non comprises. Cette définition du livre s’inspire de celle proposée par l’UNESCO, qui en fixe le nombre de pages à 49.

Maison des auteurs :                        La Maison des auteurs est un centre de création et de diffusion, mis à la disposition des auteurs depuis juin 2006. Depuis sa fondation, elle est située dans la maison patrimoniale Charron dans le parc Jacques-Cartier de Gatineau.

Majorité simple :                              La moitié des membres présents à une assemblée générale plus un (50% + 1).

Résolution majoritaire :                    Résolution fondée sur la décision des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale.